高い語学力や日本人ではなかなか得られない気づきを会社にもたらしてくれる外国人材は、企業にとって非常に魅力的な存在です。
そのため、外国人採用に積極的な企業はますます増えています。
今回は人事の方に向けて、提出書類や必要な手続きなど外国人採用ならではの書類にまつわる情報をまとめてご紹介します。
選考の過程と入社が確定した後、それぞれで外国人の方に提出してもらう書類や、逆に企業側で準備が必要な書類も多いので、円滑な採用活動にぜひ本記事をお役立てください。
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外国人採用の流れと確認事項
まず始めに外国人採用全体の流れと、その中で書類について考慮が必要な場面を解説します。
場合によっては書類の準備に時間を要するので、採用を進める前に一度全体像を把握しておくことが大切になってきます。
採用計画の作成
外国人採用を実施するにあたって1番始めにおこなうのは「採用計画」の作成です。
会社の経営方針をもとに補充や拡充が必要な部署や要素を割り出します。
今後、進出を予定している地域出身の外国人材が必要な場合や、社内のダイバーシティ化のために国籍問わず広く採用したい場合など、企業によって重視するポイントは異なります。
また、外国人だからといって国籍やバックグラウンド以外にも人柄、自社の社風とのマッチ度などの基本的な要素も重要です。
外国人ならではの考慮すべき点以外にも、国籍を理由に日本人と比べて不平等な採用基準になっていないかは客観的な視点でチェックしておくことが大切です。
募集要項の公開と求人の掲載
採用計画が決まったら、次は実際に社外に向けて求人情報を公開します。
求人情報を公開する際、改めて募集要項としてどのような人材を求めているかを明文化する必要があります。
日本語スキルをさほど重視しない場合は、いくつかの言語で求人を掲載しても良いかもしれません。
この時、外国人向けに特化した求人サイトに掲載することで、より重点的に外国人材に自社のことを知ってもらうことができます。
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書類選考
選考の第一段階である書類選考では、エントリーシートや履歴書、職務経歴書などの基本的な書類と一緒に必要書類を提出してもらう場合があります。
多くの企業では、この後の面接時に必要書類を持参してもらうケースが多いですが、面接の実施回数が少ない場合や選考期間の都合上、このタイミングで提出を求める企業もあります。
面接
面接では、直接求職者とコミュニケーションをとりながら人柄や志望度、論理的思考力などを測ることができます。
特に外国人採用の場合は、日本語スキルがどの程度あるのかをチェックするという役割もあるでしょう。
選考の過程で必要になる書類は、多くの場合この面接というタイミングで提出してもらうことになります。
書類のうちわけについては後ほど詳しく解説しますが、募集職種で実際に働くことができるのかをチェックするために重要なので、書類の確認に抜けや漏れがないかをしっかり確認しましょう。
こちらの記事では、今回はご紹介しきれなかった面接の要点をまとめた「面接マニュアル」を詳しくご紹介しています。
▶︎採用担当者必見！外国人採用における要点をまとめた面接マニュアル
内定を出し、入社手続き
選考が終わり内定を出した後は、入社するための手続きが必要になりますが、外国人の場合は日本人の求職者に対する手続きに加えて、特別な手続きが必要になります。
企業側が書類を用意する必要があるのはもちろんのこと、複雑な手続きを進めるにあたって積極的にフォローしていく姿勢が大切です。
提出書類が発生するのは「書類選考または面接」と「内定後の手続き」の2ヶ所
提出書類にまつわる要点をまとめると、書類の準備が必要になるのは「書類選考または面接」と「内定後の手続き」のタイミングです。
選考の過程で提出してもらう書類
書類選考や面接時に提出してもらう書類をまとめてご紹介します。
エントリーシート
志望動機や自己PRなどを文章で書いてもらうエントリーシートは、書類選考において合否を決める書類です。
項目は企業ごとに変わってきますが、外国人採用の場合は「なぜ日本で就職したいのか」や「日本で生活している上で気づいたこと」といった外国人ならではの設問を用意する企業もあります。
在留カード
在留カードとは、外国人の日本における身分証明証です。
顔写真や名前、国籍、住所といった基本情報に加えて選考時にチェックすべきは「在留資格」です。
在留資格は種類ごとに就労可能な職種が決まっています。
そのため、募集している職種と在留資格が一致しているかどうかは重要なポイントです。
ちなみに留学生の場合は卒業後に就職先が確定してから、その職種にあった在留資格に変更します。
また、現在の在留資格が募集職種と合致していなくても、採用後に変更手続きを実施することも可能です。
ただし、在留資格の変更には約2週間から1ヶ月程度かかる点には留意しておく必要があります。
履歴書・職務経歴書
日本人の求職者と同様に履歴書と職務経歴書を提出してもらいましょう。
求職者の身元やこれまでの経歴について記されたこれらを参考に、書類や面接の評価をおこなうことになります。
企業によっては手書きでの書類作成を求めるケースもあるかもしれませんが、求職者は日本語に慣れていないことも考慮しておく必要があります。
日本語能力を測ることができる、ともいえますが読みやすさを考慮してパソコンでの作成を推奨してみても良いかもしれません。
また、在留資格の種類によってはその職種にまつわる高等教育を受けていることや実務経験があることが条件とされています。
そのため、入社後に在留資格を変更したいと思っても不可能なケースも存在します。
履歴書や職務経歴書は、募集職種との一貫性を見る上でも重要な書類といえます。
資格の証明書
日本語にまつわる資格や業界に特化した専門的な資格など、資格試験の合格証明書の提出を求める場合もあります。
入社後にまとめて提出してもらう企業も多いですが、選考の過程できちんと確かめたいという企業も少なくありません。
中には、採用担当者にとって馴染みがない資格の証明書もあるかもしれません。
こちらの記事では仕事につながる資格をまとめてご紹介しているので、ぜひご参照ください。
▶︎日本でキャリアアップを目指す外国人におすすめの資格31選とその概要
入社手続きで必要な手続きや書類
内定を出した後、正式に入社をするために必要な手続きや書類を紹介します。
在留資格の申請や変更
在留資格の変更が必要な場合や、海外在住の外国人材を日本に呼び新たに在留資格を取得してもらう場合は、内定が決まったらすぐに手続きが必要です。
お伝えしたように在留資格の変更には約2週間から1ヶ月程度かかるため、早めの準備が大切です。
在留資格を取得する方法については、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
▶︎中国人が日本のビザを取得する方法！ビザの種類から手続きまで徹底解説
卒業証明書
外国人留学生を新卒で採用する場合は、日本人の新卒採用同様に大学の卒業証明書や成績証明書が必要になります。
大学によって証明書を発行できる期間に違いがあるので、忘れずに準備してもらいましょう。
留学生の新卒採用ならではのチェックポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
▶︎【外国人採用ガイド】新卒で外国人を採用する時のチェックポイントと注意点
「雇用契約書」と「内定通知書」
雇用契約書と内定通知書を作成する際には、可能であれば相手の母国語での書面を用意することをおすすめします。
日本語スキルに優れた外国人材であっても、労働条件や就業規則などで用いられる日本語には馴染みがない場合が多いです。
日本人でも契約書類には苦手意識を感じる人が多いのも事実ですから、多言語対応をする、もしくは理解しやすい表現に言い換えた書面を準備してください。
不明瞭な箇所が残ってしまうと後にトラブルに発展してしまう可能性も十分あるので、お互いが納得した上で契約を結べる体制が重要です。
こちらから厚労省が発表している英語での外国人労働者向けモデル労働条件通知書を確認できるので、参考にしてみるのも良いかもしれません。
参考：厚生労働省「外国人労働者向けモデル労働条件通知書(英語）」
「契約機関に関する届出」
雇用した外国人労働者が退職・転職した場合に、14日以内に、出入国在留管理庁に届け出る必要があるのが「契約期間に関する届出」です。
原則として届出は外国人本人がおこなう必要がありますが、本人の署名があれば会社が代理で提出することができます。
外国人本人が忘れてしまわないように、会社側から入社時にアナウンスしておくことをおすすめします。
各種保険に関する手続き
雇用保険、社会保険、年金など各種保険に関する手続きも忘れずにおこないましょう。
ハローワークで手続きをおこなうことができるので、雇用保険の場合は以下の書類を準備してください。
・雇用期間を確認できる資料（雇用契約書等）
・他の社会保険の資格取得関係書類
・労働者名簿
・雇用保険被保険者資格取得届
・賃金台帳
・出勤簿（タイムカード）
ちなみに、雇用保険の手続きに必要な「雇用保険被保険者資格取得届 」は「外国人雇用状況の届出」という手続きを兼ねています。
雇用保険に加入しない場合は、「外国人雇用状況届出書」を別途提出する必要があるので注意してください。
健康保険や厚生年金の手続きは日本人と同様の方法でおこなうことができます。
中長期在留者の受け入れに関する届出
上記の「外国人雇用状況届出書」もしくは「雇用保険被保険者資格取得届 」を提出していない場合に限り、出入国在留管理庁へ「中長期在留者の受け入れに関する届出」をおこなう必要があります。
中長期在留者の受入れを開始又は終了した日から14日以内に届け出る必要があるので注意してください。
まとめ
外国人採用では、日本人の採用とは異なる提出物や手続きが必要になります。
これらに抜けや漏れがあると法律に反してしまうことになるので、忘れずに進めましょう。
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中国語や日本語の語学要件などに沿って募集ができるので、効率よく求める人材を募集することが可能です。
