日本での就職を目指す外国人の方には、自身の学歴や職歴を活かした仕事で日本での就職を目指す人も多いと思います。
そのような方にとって、自身の専門的なスキルや経験を活かすことができる事務職での就職がおすすめだと言えます。
この記事では、日本での事務職として働くためのビザ取得の条件や必要なスキル、および日本で事務職を見つけるためのコツについて解説しています。
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事務職で働くには、一般的に技術・人文知識・国際業務ビザが必要
日本で事務職に就く外国人には、技術・人文知識・国際業務ビザが一般的に必要です。
このビザは、会計、人事、企画、マーケティングなどの専門知識を要するホワイトカラー職種を対象としており、日本国内の企業や組織との契約下で就労する外国人に発行されます。
技術・人文知識・国際業務ビザの取得により、外国人労働者は自身の専門知識を活かして日本でのキャリアを築くことができます。
技術・人文知識・国際業務のビザの取得に興味のある方の中で、マーケティング業務に興味のある方は、マーケティング職を目指す方向けの就労ビザの情報をまとめた過去記事がございますので、ぜひご参照ください。
▶︎日本でマーケティング職を目指す外国人が知っておくべき就労ビザ情報を解説
技術・人文知識・国際業務ビザ取得の条件
技術・人文知識・国際業務ビザの取得は、専門的な技術や知識を有する外国人が日本で働くための基本条件を満たす必要があります。
学歴、または一定年数の実務経験があること
技術・人文知識・国際業務ビザの申請者は、高等教育機関（大学、大学院、短期大学等）を卒業しているか、特定分野での実務経験（一般的には10年以上、特定職種では3年以上）を有している必要があります。
申請者が専門的な知識や技術を有していることを証明するためにこのような条件が設けられています。
日本の受け入れ機関（会社など）と雇用契約・請負契約を結ぶこと
技人国ビザを取得するためには、日本の公私の機関（会社、学校など）との間で正式な雇用契約または請負契約を結んでいることが求められます。
雇用契約書や請負契約書の提出が必要であり、この手続きを踏むことで申請者の就労の根拠を証明します。
大学の専攻等と業務の間に関連性があること
申請者の学歴や専攻分野が、就職を希望する職務内容と密接に関連していることが必要です。
このような関連性は、申請者がその職務を遂行するために必要な専門知識や技術を持っていることを示します。
職務内容と専攻分野の一致が不明確な場合、ビザの発給が困難になる可能性があります。
契約を結んだ会社等の経営に安定性・継続性があること
申請者を雇用する企業の経営状態が安定しており、継続可能であることが求められます。
特に新設会社や財政状態が不安定な企業の場合は、事業計画書などを提出し、経営の安定性や将来性を証明する必要があります。
求職者は、あらかじめ就職する企業の経営状態が健全なのかを確認することが必要です。
同一業務に従事する日本人と同額かそれ以上の報酬を受けること
技人国ビザを持つ外国人労働者には、同一業務に従事する日本人労働者と同等かそれ以上の報酬が支払われることが必要です。
外国人労働者に対して不公平な給与の設定はビザ申請の不許可理由となり得るため企業は適切な報酬設定が求められています。
求職者は、あらかじめ不当な報酬設定をされていないか確認することも必要です。
外国人に前科、過去の不当な在留事実がないこと
技術・人文知識・国際業務ビザの申請者は、過去に日本や他国での犯罪歴がなく、在留資格に関する規則を遵守していることが求められます。
対象となる過去の経歴には、資格外活動の許可条件の遵守や、適切な在留管理が含まれます。
技術・人文知識・国際業務以外の事務系社員の在留資格
日本で働く外国人社員にはさまざまな在留資格があり、その職種や活動内容によって適切な在留資格を選択する必要があります。
技術・人文知識・国際業務の在留資格を持つ社員が行うことができる活動以外にも、事務系の職種で働くための在留資格が存在します。
企業内転勤
海外の本店から日本国内の支店へ、または海外にある子会社から日本の親会社へ転勤する場合に適用されるのが「企業内転勤」の在留資格です。
この在留資格は、企業内での国際的な人材の流動を促進することを目的としており、技術、人文知識、国際業務に関連する活動を行う社員が対象となります。
企業内転勤者は、一定期間日本の事業場で働くことが認められています。
法律・会計
「法律・会計」の在留資格は、法律や会計に関連する専門職に特化しています。
弁護士、司法書士、公認会計士、税理士など、特定の国家資格を持ち、その資格を活用して業務を行う外国人が対象です。
「法律・会計」の在留資格を持つことで、日本における法律や会計に関する専門的なサービスを提供することが可能になります。
報道
「報道」の在留資格は、外国のメディアに所属する記者やカメラマンなど、報道関連の職業に従事する人々に与えられます。
この「報道」の資格を持つことで、契約に基づく取材や報道活動を日本国内で行うことができます。
外国の報道機関が日本での事件や情報を収集し、報道するための活動がこの在留資格によって支えられています。
外国人におすすめ事務職
外国人が日本でキャリアを築く上で、事務職は魅力的な選択肢です。
特に、営業事務、経理事務、貿易事務は、特定のスキルや経験を活かせるポジションであり、日本での就職やキャリアアップにつながる可能性が高いです。
営業事務
営業事務は、営業職のサポートを通じて商談がスムーズに進行するよう補助する役割を持ちます。
見積書や契約書などの書類作成、取引先とのコミュニケーション、在庫管理など多岐にわたる業務を担います。
外国出身者にとっては、語学力を生かして国際的なビジネスシーンで活躍できる機会が増えています。
ネイティブレベルの言語スキルを持つことで、電話対応や来客応対などのコミュニケーションが求められる場面で、その能力を発揮することができます。
経理事務
経理事務は、会社の財務状態を正確に記録・管理する重要な役割を果たします。
国際共通の会計ルールに基づくため、外国で会計学を学んだ経験がある人は、日本独自のルールをスムーズに学ぶことができます。
専門用語をマスターすれば、どの企業でも通用する汎用性の高いスキルとして活躍の場が広がります。
貿易事務
貿易事務は、国際取引をサポートするために特化した知識とスキルが求められる職種です。
商社や製造業者など、貿易を行う企業で活躍する機会があります。輸出入プロセスの管理、必要な文書の作成や提出など、貿易に関わる複雑な手続きを担当します。
外国人であれば、母国語と日本語の両方の言語能力を活かし、外国の取引先とのコミュニケーションを円滑に進めることができます。
外国語スキルの中でも、中国語を習得している貿易事務での就職を希望する方は、貿易事務においての中語スキルの重要性に関してまとめた過去記事がございますので、ぜひご参照ください。
▶︎貿易事務の魅力とは？中国語スキルを活かした仕事を探す方必見！
事務職に就くために必要なスキル
事務職において、業務を効率的かつ正確に遂行するために、求められている特定のスキルをご紹介します。
高度な日本語能力
日本企業で事務職に就くためには、高度な日本語能力が求められます。
これには、文書の作成、メールや電話でのコミュニケーションなど、ビジネスシーンでの日本語使用がスムーズに行える能力が含まれます。
また、日本人同僚や顧客との円滑なコミュニケーションを図るためにも、ビジネスシーンに適した丁寧な日本語表現を身につけることも必要です。
パソコンスキル
現代の事務職では、パソコンスキルが欠かせません。
特に、Microsoft Office（Excel、Word、PowerPoint）などのオフィスソフトの操作能力は基本中の基本とされます。
見積書の作成、文書の整理、プレゼンテーション資料の作成など、日常的にパソコンを使用して業務を効率よく進める能力が求められます。
作業の正確性とスピード
事務職の業務では、細部にわたる注意を払いながら、迅速にタスクを完了させることが求められます。
書類やデータには誤りが許されず、正確性が最も重要視されます。
また、多くの場合、業務には締め切りが設定されており、限られた時間内で高い品質の成果を出す必要があります。
このため、作業の正確性とスピードを同時に高めるスキルが必須となります。
外国人が日本で事務の仕事を見つけるコツ
日本で事務職に就きたいと考えている外国人の方へ、成功するための重要なポイントをご紹介します。
資格やスキルを身につける
事務職を目指す外国人は、特に日本での就職を有利に進めるために、関連する資格やスキルを身につけることが推奨されます。
例えば、パソコンスキル（特にExcelやWordなどのオフィスソフト）、ビジネス文書の作成能力、会計や経理の基本知識などがあります。
さらに、日本で認知度が高い簿記などの資格を取得することも、履歴書において大きなアピールポイントになります。
事務職に活かすことのできるスキルや資格を持つことで、事務職に必要な基本的な能力を示し、仕事を効率的にこなすための準備ができていることを雇用主にアピールできます。
語学力の活用に特化した求人サイトを利用する
日本で事務職を探す際には、語学力を活かせるポジションを見つけることが就職への近道となります。
そのため、外国語を要求する職種や外国人の採用に積極的な企業を紹介する求人サイトの利用が有効的です。
このようなサイトは、日本語だけでなく英語や中国語などその他の言語を活かせる仕事を特集しており、自分の語学力を活用できる機会を提供してくれます。
また、外国人が日本で働くためのビザ情報や就労許可のプロセスについてのアドバイスも提供しているため、就職活動全般にわたって役立つことが期待できます。
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