グローバル化が進む日本では、多様な価値観や視点を取り入れるため外国籍の人材を雇用する企業が増加しています。
訪日外国人向けのサービスも増える中で、ビジネスにおいて外国籍の社員は必要不可欠な存在になりつつあり、外国人の採用をしてみようと考えている企業も多いのではないでしょうか。
しかし、自社で外国人を雇用することが決まったは良いものの、手続きの方法が不安と感じている採用担当の方もいらっしゃると思います。
今回は外国人採用の手続きについて、採用までのステップも合わせてご紹介します。
外国人を雇用する上での注意点など、人事部の方なら知っておきたい情報ばかりなので、ぜひ参考にしてください。
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外国人採用のステップ
外国人を採用するために必要なステップについてご紹介します。
ステップ①採用計画を立てる
採用活動をする上で最初に求められるのは、採用計画を立てることです。
採用計画を立てることで、どんな能力を持った人を何人くらいどのような職務を任せるのかなどを明確に定義します。
採用する人物像を明確に定めることで、採用担当者ごとによるズレを減らすことができます。
ステップ②募集をかける
外国人を雇用することが決まったら、募集をかけることから始まります。
募集方法と一口に言っても様々な種類があり、
・公的職業安定サービスなどを利用する
・求人掲載サイトに広告を載せる
・外国人専門の求人サイトに広告を載せる
・派遣会社へ依頼する
などの方法が一般的な募集方法です。
適切な求人媒体を使用し募集をすることで、自社で求める人材を採用することができるでしょう。
外国籍社員を雇用する上で、英語に加えて世界共通語になりつつある中国語スキルを持った人材をお探しの方も多いと思います。
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ステップ③提出書類をチェックする(在留資格がことなる場合)
掲載した求人情報に応募が合った場合は、面接をおこなう前に提出書類をチェックしましょう。
＜必要書類＞
・履歴書（職歴経歴書）
・卒業見込みまたは卒業証書（留学生の場合）
・在留カード
・パスポートまたは在留資格証明書
＜在留カードチェックポイント＞
・在留資格の種類
・在留期間の満了日
・資格外活動許可の有無
上記に加えて、留学生の場合は在留資格変更許可申請書、転職者の場合は就労資格証明書交付申請書が必要になります。
応募者の経歴や職歴によって必要書類が異なるので、細かく確認することが重要です。
ステップ④面接の実施
書類を確認し終わったら、面接をおこないます。
＜おすすめの質問＞
・自社を志望した動機、希望職種について
・学歴や職歴、応募者の人柄などパーソナル面について
・日本の印象について
・来日した理由について
志望動機や応募者の人柄に加え、日本に対する印象に関する質問をすることでコミュニケーション能力を確認できると同時に、応募者の考え方を知ることができます。
面接という緊張感のある場で、いかに応募者の素を引き出すことができるかがポイントです。
こちらの記事では中国人採用における面接での確認事項についてご紹介しています。
中国人に限らず外国人に対して聞いておくべき質問をご紹介しているので、ぜひ本記事と合わせて参考にしてください。
ステップ⑤内定
書類選考、面接を経て自社が求める人物像に適していると判断できた場合、内定を出します。
その後、どのような雇用契約を結んだかを確認することを目的とし、業務内容や就業内容など明確に記載した雇用条件書の作成へ進みましょう。
また、住居やPCの使い方等のサポート体勢を整えておくと入社後スムーズに働き始めることができるでしょう。
外国人の採用確定後の手続き
外国人を採用することが決定した後の手続きについてご紹介します。
雇用条件書を作成する
まずは雇用条件書を作成しましょう。
海外では書面による契約を重視する国がとても多いです。
言った言ってないなどのトラブルを避けるためにも、早い段階で雇用条件書を作成し一緒に読み上げるなどの確認作業をしておくとよいです。
日本語と同様に採用される方の母国語または英語でも作成しておくと、より安心です。
就労ビザの申請手続きをおこなう
就労ビザの申請手続きは、海外在住の方を日本に呼んで採用する場合と、すでに日本に住んでいる留学生や転職者を採用する場合で異なります。
それぞれ詳しくご紹介します。
海外在住の外国人を採用し日本に呼ぶ場合
海外在住の外国人を採用し日本に呼ぶ場合、在留を希望している外国人がおこなう活動が在留資格に適していることを証明する在留資格認定証明書交付申請が必要です。
この在留資格認定証明書交付申請を日本公館に提出し、ビザを申請することで5業務日以内という早い期間で発給を受けることができます。
外国人留学生を採用する場合
すでに日本国内に住んでいる外国人留学生を採用する場合は、雇用する外国人が所持している在留資格と雇用後に就く業務内容に必要な在留資格が一致しているか確認しましょう。
在留資格は滞在期間が3ヶ月以下の場合はパスポート、3ヶ月を超える場合は在留カードで確認することができます。
一致しない場合は在留資格変更許可申請、在留資格を変更せずに期間のみ更新する場合は在留期間更新許可申請が必要になります。
日本で別の企業で働いていた外国人を採用する場合
業務内容は同じ他社で働いていた外国人を採用する場合は、所属（契約）機関に関する届出を地方出入国在留管理局に提出する必要があります。
この届出について理解できている外国人の方は少ないです。
本人の署名があれば、会社側が提出することもできるので企業側でサポートができると安心です。
入社手続き（貸与品や住居などの補助）
就労ビザの取得には2週間ほどの時間がかかるので、その間に入社手続きを進めておきましょう。
住居や社内のPCなど電子機器の使い方などをサポートすることで、入社後スムーズに働き始めることができるでしょう。
ハローワークに届け出る
外国人を雇用する場合、ハローワークへの届出が法律で義務付けられています。
外国人が雇用保険に加入する場合は、雇用保険被保険者資格取得届と兼ねることができます。
外国人が雇用保険に加入しない場合は外国人雇用状況届出書を作成し、ハローワークへの提出が必要になるので準備しておきましょう。
中長期在留者の受け入れに関する届出が必要になる場合も
外国人を会社で受け入れる場合、受け入れ開始と終了時に中長期在留者の受け入れに関する届出を入国管理局へ提出する必要があります。
上記で紹介した外国人雇用状況届出書を提出している場合は必要ないので、中長期在留者の受け入れに関する届出が必要になるケースはごく少数です。
外国人採用の注意点
外国人を採用する上で注意しておくべき点をご紹介します。
日本人側も歩み寄る姿勢を忘れない
外国人と日本人とでは、文化の違いから価値観や考え方が異なるため、お互いを理解することができず対立してしまうことも少なくありません。
対立を通して業務に支障をきたしてしまうことを防ぐためにも、日本人労働者と外国人労働者双方が理解し歩み寄る姿勢を持つことが大切です。
食事会など仕事と関係ない場所を提供することで、リラックスしてコミュニケーションが取りやすく歩み寄りやすくなるかもしれません。
こちらの記事では、日本人と中国人の文化の違いをご紹介しています。
中国人に限らず、外国人社員と仕事をする上で参考になるポイントも多く紹介しているので、本記事と合わせてぜひ参考にしてください。
仕事に関する考え方の違いへの理解も大切
日本とは異なる仕事観を持っている外国人も多く、トラブルが起こってしまうケースも多いです。
異なる仕事観を理解することは難しくても、知識として知っておくことでスムーズに業務を遂行することができるでしょう。
こちらの記事では、中国人ならではの仕事観について詳しくご紹介しています。
知っておくとトラブルを防ぐことにもつながる注意点もご紹介しているのでぜひ参考にしてください。
日本人と同等の賃金を遵守する
日本では、同じ職務を担う従業員には同等の賃金を支払うことが法律で定められています。
これは外国人従業員にも同様の原則が適用されているので、外国人従業員が差別的な待遇を受けることを避ける目的があります。
外国人従業員の採用時は、日本人と同等以上の賃金を保証するようにしましょう。
就労資格の内容や期間を必ず確認する
外国人従業員を採用する際、その従業員が就労資格を持っていることが条件です。
就労資格にはさまざまな種類があり、採用する際は求職者が持つ就労資格の種類と業務内容が一致している必要があります。
在留資格の内容や期間を必ず確認し、適切に手続きを行いましょう。
また、在留資格の更新には一定の期間が必要であることも確認しておく必要があります。
入社後のフォローもおこなう
言葉の壁や文化の違いなどにより、外国人従業員が馴染めない場合があります。
外国人従業員の採用は、仕事で活躍してもらうことが目的なので、入社後も十分なフォローを行うことが重要です。
入社後のフォローを通じて、仕事に対する理解を深めてもらい、円滑なコミュニケーションを促進しましょう。
日本語学習に対する支援は1つの効果的な選択肢
入社後のフォローの選択肢として、日本語学習に対する支援があげられます。
外国人従業員が日本語を理解できるようになることは、業務上のコミュニケーションの円滑化につながります。
日本語の資格や検定の取得を補助する教育制度や、そうした資格や検定を取得したら賞与を与えるなどの方法が有効です。
まとめ
今回は外国人を採用する上で必要になる手続きについてご紹介しました。
外国人を採用する際には、募集・書類確認・面接・内定の4つのステップをしっかりと踏み、意思疎通を図ることが重要です。
また、ビザの申請などは時間がかかるものも多いので、書類に漏れがないかなど細かくチェックすることでスムーズに雇用契約を結ぶことができるでしょう。
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