グローバル化の進んだ現代社会において貿易が行われない日はありません。
年々右肩上がりに拡大する世界の貿易市場において、貿易事務の仕事の需要は高まっています。
グローバルな環境で働きたいと考えている人にとって、中国をはじめとする多種多様な国を相手に仕事をする貿易事務の仕事に興味がある人も多いでしょう。
しかし、貿易事務の仕事はある程度の英語力やスキルが必要なため、一般事務と比べると知名度が低いです。
具体的な仕事内容をイメージできる方は少ないのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、貿易事務の詳しい仕事内容から、求められているスキル、どれほどの英語能力が必要なのかまで詳しく解説していきます。
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貿易事務とは
貿易事務とは、海外との貿易の際に関わる事務のお仕事です。貿易に関わる商社やメーカーのような企業に勤務する事務職のことを指します。
他の一般的な事務職に比べて、専門性が高く、貿易に関する専門知識と海外の取引先とコンタクトを取るための語学力を使って、貿易実務を動かしていく重要な業務を担当します。
国外との取引は輸入や輸出の際に複雑な手続きが必要であり、こういった手続きを貿易事務が担っています。
一般的に事務職と聞くと、会社の仕事を後ろからバックアップすることをイメージするかもしれません。
しかし、実際には貿易事務職の場合では、貿易の最前線で書類作成や申請、手続きを行うことがほとんどです。
貿易事務の主な仕事内容
貿易事務の主な仕事内容は、輸出入の際に生じる様々な手続きや申請などを海外の業者と協力しながら行う業務です。
この項目では、具体的な仕事の内容について解説します。
貿易書類の作成・処理
貿易をする際には、非常に多くの書類が必要になってきます。
例えば、外国に何かモノを輸出する際は、輸出する品物の品名や種類、数量、価格が明記されたインボイスと呼ばれる輸出者から輸入者に向けた明細書が必要です。
また、輸出する商品の重量、個数、体積が記されたパッキングリストと呼ばれる梱包明細書や、船会社が貨物を受け取ったことを証明する船荷証券も貿易に欠かせません。
他には代金の支払い、回収に関する為替手形や信用状などの作成も必要です。
このように、一口に貿易関係書類といっても様々な種類の書類の作成および申請が必要です。
輸送手配
貿易の基本は商品の輸出入のため、商品を輸送するために船や飛行機、トラックなどの輸送手段の手配が必要になってきます。
具体的に、工業製品を製造するメーカーでの運送手配では、製品を生産する工場への出荷の依頼や工場から国外へ輸送するための運搬車両の手配、輸出する商品を国外へ輸送するための輸出通関の申請などを担当します。
農業生産物を輸出する際には、生産者に商品を発注する手続きや国内に輸入された商品を持ち込む許可をする手続き、輸送された商品を空港や港からお客様に届けるための倉庫および輸送車両の手配などを担当することになります。
ここで重要なのは、それぞれの輸送業者と連絡を取り合い、商品を時間内に注文通り届けることができるよう、コミュニケーションを取りながら手配していくことです。
通関手配
輸出入の規制物品を最終確認する税関に対して輸出・輸入の申告をして、許可を得ることを通関、通関手続きと言います。
メーカーや商社の貿易事務として仕事をする時は、フォワーダーと呼ばれる貨物利用運送業者や海運貨物取り扱い業者である乙仲（おつなか）、倉庫業者などの通関実務を代行してくれる会社に依頼することが多いです。
出荷・納品管理
国内外にかかわらず、お客様に確実に注文の商品が届くように、出荷の依頼や在庫確認、発注、スケジュールの調整などを行います。
電話・メール対応
貿易事務の仕事において、取引先と電話やメールでやり取りする機会は多く発生します。
やり取りの内容は、日本国内のお客様からの問い合わせや注文、国外の取引先への発注など多岐に渡ります。
ここで求められる能力は、基本的なビジネスマナーと海外取引先と仕事ができる英語力です。
貿易事務に求められる英語レベルは職務内容や企業によって異なる
貿易事務が取り扱う書類の8,9割は英文メールのため、最低限の単語力と読解力が必要です。
また、貿易現場においても公用語は英語のため、輸出入書類やメールなど、基本的にどの国とやり取りするにも英語を使用します。
例外として、通関業者は日本企業とのやり取りがメインになるため英語を使用して業務を行うことはありません。
通関業者は、商社やメーカーから輸出入通関の・手配を受けて船会社や倉庫業者、輸送業者、税関、フォワーダーなどの輸出入手続きを代行します。
すなわち、日本企業に業務を委託するわけですから日本語でのコミュニケーションとなります。
一方で、英語を活かしたい方向けのお仕事もあります。
貿易事務の中でも外資系企業での事務、海外営業事務、通訳・翻訳など
の職種は高い英語レベルが求められるため、オススメです。
また、一括りに貿易事務と言っても働き先の企業は多種多様のため、職種ではなく職場で仕事を選ぶというのも1つの手段です。
商社やメーカー、外資系企業、国際輸送企業、船・航空会社などは他企業と比べてレベルの高い英語力が必要です。
貿易事務に必要なTOEICスコアは500～900点
一般的に貿易事務の募集欄にはTOEICの点数が記載されている場合、おおよそ500〜650点と記載されています。
基本的に貿易事務の仕事はルーティンワークが主であり、書類やメールでの定型的なやりとりがほとんどのため、頻繁に海外の取引先と会話することはありません。
したがって、英語でのコミュニケーション能力よりも貿易実務や事務処理能力の方が必要になり、英語能力については基本的な会話ができれば業務を問題なく遂行することができます。
しかし、700点以上のスコアを持っているのであれば、上流工程を任されることもあり、商品の買い付けや現地工場との打ち合わせなどでのコミュニケーションが必要な業務を任されることもあります。
英語の他に貿易事務に求められるスキル
貿易事務の業務では、一連の貿易の流れや法律、外国為替、取引条件といった専門知識も必要です。
このような知識は膨大量ですので、その場しのぎ的な知識量では業務に支障をきたしてしまいます。
日常的に業務に関係のある知識の学習を続けていくことが大切です。
PCスキル
基本はデスクワークなので、ある程度のPCスキルが必要とされています。
しかし、ここで求められているPC能力はメールやエクセル、ワードをスムーズに操作できることが最低条件ですので、一般的な事務職と同程度と考えてもらって差し支えありません。
貿易書類を作るような場合でも、貿易書類は書式がある程度決まっているので、会社が用意したフォーマットにそって、必要条項を入力するなどが基本です。
貿易に関する専門知識
貿易の世界では、日常生活では聞いたことのないようなワードが頻繁に飛び交っています。
「インボイス」「船荷証券」などの貿易書類名や「CPT」「EXW」のような貿易に関する条件や規則を示す用語の知識も使えるようにならなければなりません。
また、貿易には商慣習の違いや手続きの複雑さなどの様々なリスクがつきものです。
輸出入に特有の仕組みや法律、規則についての深い理解を持っていることは貿易事務としての活躍に繋がります。
コミュニケーションスキル
貿易事務は国内外、社内外を問わず多様な人と関わる機会が多いお仕事です。
特に国外の取引先とは、異なる文化を有する相手と外国語でコミュニケーションを図らなければならないので、非常に高度なコミュニケーションスキルが必要となってきます。
異なる文化的背景を持つ人との意思疎通は認識の不一致を避けるために様々な工夫をして仕事を進める必要があります。
また、多くの人と関わる仕事のため、主体的に行動する姿勢が欠かせません。
例えば仕事が自分のところに溜まってしまって業務が滞る、といったミスが起こさないためにも、コミュニケーションスキルを活かして報告・相談・連絡を率先して業務を遂行することが重要になります。
英語以外の語学力
貿易における公用語は英語ですが、英語を母語としない現地の工場との打ち合わせや商品の買い付けの際などは、その国の言語を習得している人材が大変重宝されます。
貿易事務を目指すなら中国語スキルの獲得がおすすめ
日本と中国は貿易の観点から見ると非常に強い結びつきのある関係です。
この項目では、貿易事務として働く場合の中国語スキルを習得していることのメリットをご紹介します。
貿易事務に限らず、就職・転職に有利になる中国語の資格についてまとめた過去記事がございますので、興味のある方はこちらも併せてご確認ください。
▶就職が有利になる中国語の資格とは？主な資格の特徴・違いと役立つスキル
市場規模が大きい
日本貿易振興機構（ジェトロ）によると日本と中国の貿易取引は総額3,000億ドル（日本円で約30兆円）以上です。
日本と中国双方にとって輸出入の割合を大きく占めているので中国語能力のある人材需要は高まっています。
日本が貿易取引を行う上で、中国語の読み書きができる人材は欠かせません。
英語と比べると中国語を話せる人材は少ない
貿易事務の仕事では、中国語のレベルが高いとより市場価値の高い人材になれるということが非常に大きなメリットです。
英語力のある人材と比較すると中国語力のある人材は希少価値が高く、特に、ビジネスレベルの中国語スキルがあると就職に有利になる可能性が高く、実際の業務においても活躍しやすいです。
まとめ
今回の記事では貿易事務の仕事について解説しました。
貿易事務は一般的な事務職のようなデスクワークから海外とコミュニケーションが多く、また、貿易に関する高い専門性の求められるお仕事です。
英語を使う環境ではありますが、英語の能力の中でも読み書きがメインであることと、英語以外の言語、特に中国語スキルを有する人材の需要も高いということを念頭に入れて置きましょう。
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