外国人を採用する際や採用後に、法律やルール、文化の違いが原因でトラブルに発展してしまうケースがあります。
日本と外国の違いがトラブルに発展するケースは実際多く発生しているため、対策を講じる必要があります。
ここではトラブル別の対策方法、またトラブルを未然に防ぐために採用時にチェックしておくべきポイントについてご紹介します。
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法律やルールの違いによるトラブル
外国と日本では法律やルールが異なるため、それが原因でトラブルに発展することもあります。
実際に考えられるトラブル例と対策方法について解説します。
違法行為や信義則への認識の違いがトラブルに発展したケース
日本と外国では違法になる基準や感覚に違いがある場合があり、外国人従業員が問題ないと判断しておこなったことが違法行為だったというケースも発生しています。
実際に文書の無断引用で著作権法違反に関するトラブルが発生した事例があります。
知らないことが原因だったとしても、違反行為に変わりがないため十分に気をつけましょう。
【対策】法律やルールをできる限り開示する
日本では常識といわれていることでも、外国人にとっては全く知らないことも多く存在します。
これくらい分かるだろうと独断するのではなく、徹底的に説明することを心掛けましょう。
法律に関しては日本人でも分かりにくい内容のものもあります。
日本人でも理解しにくいものは外国人にとっても難しく間違えやすいものなので、より丁寧に説明しましょう。
法律やルールは数多く存在するため、口で説明するだけでなく書面にして渡すことも重要です。
後でもう一度確認することもできるため、トラブルを防ぐことに繋がりやすいです。
遅刻や休憩など時間感覚の違いによるトラブル
日本と外国では時間間隔が異なり、それがトラブルに発展する場合もあります。
日本の時間感覚は外国と比べるとかなり正確で厳密な傾向があります。
日本人は～時集合といわれると、その時間より少し前に集まることが暗黙の了解になっていますが、外国では時間に数十分遅れても気にしない場合もあります。
【対策】暗黙の了解となっている時間のマナーもきちんと研修で伝える
出社時間や待ち合わせ、会議の開始時間、昼休みなどの休憩時間の感覚を合わせる必要があります。
ただ「～時開始」と伝えるのではなく「～時開始なので5分前には集まる」「出社時間は～時だけど基本的にみんな～前くらいまでには出社している」等具体的に伝えることが重要です。
昇進や昇給に対する不満がトラブルに発展したケース
日本では昇進や昇給に関して親しい間柄を除いてオープンに話すことはありませんが、外国では収入などをオープンに話すことは当たり前で周囲と比べて自分の評価に納得がいかなかった時は直談判することも普通におこなわれています。
昇給額・ボーナス額に差がある場合や、評価制度について質問された際に的確に答えられないと不信感を仰ぐことにもなってしまいます。
【対策】社内の評価制度について明確に伝える
社内の評価制度や給与基準を明確にすることが重要です。
質問された際にはもちろん、契約時にも詳細に説明することを心掛けましょう。
部署異動に対する不満がトラブルに発展したケース
外国人の雇用はジョブ型採用が一般的です。
ジョブ型採用とは採用前にあらかじめ職務内容が明確にされた上で採用する採用形態です。
そのため、全く異なる部署への異動は驚きや不満に繋がりやすいです。
【対策】職種や部署が変わる可能性がある場合は契約時に説明する
異動の有無は必ず契約時に説明しましょう。
外国人求職者の中には、ずっと同じ環境で同じ職種に携わりたい人も一定数いると考えられます。
採用後のミスマッチやトラブルを防ぐためにも、異動の可能性が少しでもある場合は説明しておきましょう。
価値観や文化の違いが招いた人間関係のトラブル
外国人と日本人は異なる価値観を持っている場合があります。
また、文化の違いによっても想定外のトラブルが発生する場合もあります。
価値観や文化の違いによるトラブル例とその対策方法について解説します。
上司に確認なく自己判断で仕事を進めてしまったケース
日本には報告・連絡・相談の頭文字をとった報連相の確認を徹底する文化が根付いていますが、外国では裁量権を持って各自が判断し、スピーディに仕事を進めていくのが一般的です。
そのため、日本人の上司が把握していないところでどんどん仕事が進んでしまい、ミスやトラブルに繋がることがあります。
【対策】日本の仕事の進め方を伝える
「報連相」の考え方は日本特有のものであるため、研修でしっかり伝えておくことが重要です。
報連相の目的は、進捗状況や問題点を共有し効率よく仕事を進めることです。
なぜ報連相をする必要があるのか、目的も一緒に伝えるとよいでしょう。
また、指示を出す際に「～が終わったら一度報告して」というように、具体的に報告に関する指示も出すことでトラブルを防ぐことができるでしょう。
上司や同僚に対する接し方がトラブルに発展したケース
日本は敬語など目上の人への接し方を気にしている場合が多いです。
一方、外国ではフランクな関係性の方が忖度なく話し合いができ、ビジネスの成功につながるという考えがあります。
そのため、外国人は上司や同僚にフランクに接することがあり、日本人の中にはその態度が失礼だと感じる人もいるのが現状です。
【対策】相手の思いも尊重しつつ日本でのマナーを伝える
その人なりの考えがあってフランクに接している可能性もあるため、相手の思いも尊重しつつ、敬語などの日本独自のマナーを説明するとよいでしょう。
人事などが入社後も様子を見て気になったら教えるのも効果的です。
ただし、外国人従業員に悪気がないことを日本人側に伝えたり、そもそも敬語は難しいことを伝えるなど日本人側へのフォローも人事が意識する必要があります。
勤務時間外の同僚との交流に関する態度がトラブルにつながったケース
日本では、仕事終わりや休日など、勤務時間外に職場の同僚や上司、取引先の社員などと食事に出かける機会は多くあります。
もちろん、海外でも仕事で知り合った人とプライベートで食事をする機会もあると考えられますが、日本の場合はこれらの食事や飲み会が仕事の延長線上にある行為だと見なしている点に特徴があります。
同僚や上司と交流を深めることは、チームで協力して仕事を進める日本企業において非常に重要です。
また、取引先とより親密な関係性を築くことは、ビジネスを成功させる上でも不可欠ともいえるため、必ずしも悪い文化とは言い切れません。
しかしながら、このようにビジネス上意義のある食事と聞くと海外では議題や会の目的を明確に設定したオフィシャルな会食がイメージされるのが一般的です。
プライベートの話を交えることも多くやや砕けた雰囲気でおこなわれる日本の食事会・飲み会を、純粋なプライベートの集まりのように感じる外国人従業員は多いでしょう。
そのため、誘われることを煩わしく思ったり、悪気なく断ったりすることでトラブルに発展してしまうケースは少なくありません。
【対策】無理強いはせず、誘う場合は早めに予定を確認する
前提として、海外では日本と比べてビジネスとプライベートを明確に線引きする考え方が一般的であるということを理解しておくことが重要です。
そのため、取引先との飲み会や忘年会などの際にはその意図や、日本人がどのような思いを持って参加しているかを伝えてみるのも1つの手といえるでしょう。
同僚と親睦を深める意図で誘っている場合でも、仲良くなりたい思いがあることを恥ずかしがらずにストレートに伝えてみるとよいかもしれません。
また、これは外国人従業員だけでなく日本人社員同士の配慮としても重要ですが、当日にいきなり誘うのではなく事前に予定を確認しておくことが望ましいです。
場の雰囲気や話の流れで突発的に誘うという場合も往々にしてあるかもしれませんが、相手に無理強いするのは禁物です。
チームで協力して仕事を進める上でのトラブル
外国人が複数在籍すると日本語を使わずに母国語でコミュニケーションを取り合い、日本人が理解できずに置いていかれてしまう場合があります。
その結果、外国人と日本人の間でコミュニケーションが取りづらくなり、社内の雰囲気が悪くなってしまうことも考えられます。
【対策】やさしい日本語でコミュニケーションを図る
日本人が「やさしい日本語」をつかうことで外国人と日本人のコミュニケーションを図るとよいでしょう。
難しい言葉はなるべく避け、ジェスチャー等を交えて分かりやすく説明することが大切です。
表情や抑揚も普段以上に意識するなど、日本人が外国人に歩み寄る姿勢が重要になります。
部下への注意や教え方がトラブルを招いたケース
雇用者が中国人の場合、人前で叱責されることはプライドを大きく傷つけられる行為です。
この行為によってトラブルに発展したり、会社を辞めてしまうきっかけになったりする場合があります。
【対策】別室に移動するなど人目を避ける工夫をする
注意をする際は人目を避け別室で伝えるなどの工夫が必要です。
中国人労働者本人に限らず他の日本人労働者に対しても同じような対応をすることで、中国人も安心して働ける職場になるでしょう。
トラブルを未然に防ぐ採用時のチェックポイント
トラブルを発生させないために、事前にできる対策や採用時のチェックポイントについてご紹介します。
選考時や契約時に書面で制度や契約内容を明示する
制度や契約内容は口頭の説明のみでは分かりにくく、理解もしづらいです。
そのためしっかりと書面に明示して選考時や契約時に一緒に確認するとよいでしょう。
契約書だけでなく社内規則やルールについても明示することで、入社後に「言った言わない」の問題が発生することを防ぐことができます。
外国人により詳しく理解してもらうために、可能であれば母国語に翻訳した書類も用意するとよいでしょう。
疑問点について質問しやすい空気を作る
日本の企業について分からないことや不安要素も多くあると考えられます。
疑問を解決するためにも、質問しやすい空気づくりが必須です。
日本では常識でも外国では意識されないことも多くあります。
質問を受けたら丁寧に答えることが大切です。
求める人物像に合致した求人サイトの利用はミスマッチを防ぎやすい
外国人に特化したサイトの中でも、職種や希望業界などにフォーカスしたものを活用することでミスマッチを防ぎやすくなります。
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入社後も人事が第三者的な立場からフォローをおこなう
外国人と同僚や上司との間で不満やトラブルがあっても当事者だけで解決することは難しいため、入社後も人事のフォローが必要になります。
第三者的な立場から定期的に面談をしたり、時々様子を見に行って気になる点があれば伝えたりするなど、何か問題が生じた時にすぐに相談・解決できる体制を整えることが重要です。
まとめ
日本と外国では法律やルールに加え、価値観や文化が異なる場合があるため、その分トラブルも起こりやすくなります。
ただし、外国人の考え方や日本との違いを知っておくことで未然に防ぐことができるトラブルも多く存在します。
日本での「当たり前」が必ずしも通用するとは限らないことを十分に理解し、外国人が働きやすいよう配慮する必要があります。
外国人と日本人双方にとって働きやすい環境をつくっていくことが重要です。
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