中国語、英語などの語学スキルを活かして仕事をしたい方には「外国語事務」のお仕事がおすすめです。
外国語事務は、昨今の海外との取引量が増加しているグローバル化の中で、需要が高まっている職種の一つです。
今回の記事では外国語事務として働くメリットや仕事内容、必要になる資格・スキルについて詳しくご紹介します。
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外国語事務とは
外国語事務とは、中国語や英語などの外国語を使っておこなう事務職です。
具体的な事務職などのオフィスワークに語学力を加えたものなので、仕事内容は就業先によって異なりますが、基本的には外国語での書類や文書の作成が主な業務です。
外国語事務の主な仕事内容
外国語事務職として働くにあたってどのような業務を行うのかを、こちらの項目でご紹介します。
外国語資料の作成
外国語でプレゼンテーション資料や契約書など書類を作成します。
ビジネスで扱う書類のため、、スペルや文法のミスがないようにするほか、業界に応じて様々な専門用語を覚える必要があります。
特に、貿易関係は煩雑な手続きが多く、様々な書類を作成するので注意が必要です。
通訳・翻訳
日本語の資料を外国語に翻訳します。
また、会議やプレゼンテーションの場において通訳を務めます。
海外企業との会議やプレゼンなどのビジネスの場で通訳をするため、より適切で専門的な言語表現や、全体としての話の筋が伝わるように訳すことが求められます。
電話・メール対応
主に、海外企業とのやり取りを外国語を介して行います。
海外とのやり取りの場合、海外の時間に合わせることが多いためミーティングなどの時間が時差の関係で朝早くの勤務だったり、祝日に出勤することもあります。
来客対応
外国人の来客に対して外国語で対応します。
普段の来客対応ができていても、英語を使って外国のお客様に対応する場合は、違う対応をする必要があります。
具体的に笑顔で相手の目を見て話すことや英語だけに意識を向けずに姿勢良く話すことも大切です。
また、英語でコミュニケーションを取ることに不安を感じているひとでも、歓迎の気持ちを伝えることが大事なので身振り手振りを交えて意思疎通を図ることが必要です。
外国語事務に向いている方の特徴とは
外国語事務の仕事に向いている方には特徴があります。
こちらの項目を参考にして仕事選びに役立ててみましょう。
外国語が得意である
外国語事務を任されるにあたって、外国語スキルは大小問わず必ず必要なスキルです。
特に事務職であるので書類の作成が多いので読む能力と書く能力が求められます。
一方で、外国語事務は未経験からでも始めやすい仕事のため、英語を使った仕事でキャリアを積みたいというチャレンジ精神から実務経験を通して語学力を磨いていくことも可能です。
海外での生活経験がある
留学や海外での就業経験がある方は、実際に現地の外国語に触れた経験があることで企業から期待されるため、即戦力として活躍できる可能性があります。
海外での生活経験をアピールする際には、日常的な英会話やビジネス上で使える英語力が備わっているかが大事なポイントです。
また、海外での生活経験を活かしてグローバルに活躍したい方や、外国語力を活用できる仕事をしたい方にとっても、海外の取引先と仕事をする環境は理想的と言えるでしょう。
コミュニケーション能力が高い
外国人の方とのやり取りが大半なので、相手が外国人であっても臆せずやり取りできるコミュニケーション能力が必要です。
誰かをサポートしてすることにやりがいを感じる人も同様におすすめです。
一般的な事務スキルがある
外国語事務は事務作業が基本的な業務のため、PCスキルが必要です。
電話対応・メール対応などのビジネスマナーはもちろん、資料作成やデータ入力にはWordやExcelを使います。
また、昨今はオンライン会議が増えているのでアプリケーションの使い方も理解できるとよいでしょう。
また、貿易に関する知識もあると専門性を活かしてアピールすることができます。
外国語事務というとやはり海外の取引先とのやり取りの多く発生する貿易の求人が多いので、通関士や貿易事務検定などの資格を持っていると活躍の幅は広まります。
外国語事務に求められる語学スキル
中国語や英語をはじめとする外国語の習得は、言わずもがな外国語事務として働くには必ず必要です。
こちらの項目では、外国語事務の募集が多い主要な言語ではどのくらいのレベルが求められているのかをご紹介します。
英語力
英文事務の業務に従事する場合は、TOEIC600点以上、英検2級以上は最低でも必要です。特に英語では、リーディング能力とスピーキング能力が必要とされています。
目安としては、該当する業種の専門的な会話が英語でできることや英文でのビジネスメールが打てること、外国人と円滑にコミュニケーションが取れること、契約書等の英文処理能力などが必要です。
中国語
中国語スキルを活かした事務職にも、資格試験を利用した必要な中国語力の目安があります。
最も知名度が高い中国語の資格のひとつであるHSKにおいては、一般的に5級以上といわれています。
HSK5級の取得には、大学における第2外国語を2年間学んだ上でさらに一定量の学習が目安とされており、語彙は2500語レベルとされています。
また、ビジネスに必要な中国語力を測ることのできる資格としては、BCT(ビジネス中国語検定)が有名です。
BCTは、BCT-AとBCT-Bの2つの級に分かれており、BCT-Aは初級者向け、BCT-Bは中・上級者向けとされています。
中国語を活かして事務を仕事にしたいという方は、BCT-Bの受験をおすすめします。
▶中国語を活かして事務職に！求人の探し方と採用される秘訣とは
日本語
外国語事務と言えど、日本でのお仕事のため日本語力も必要です。
最も一般的な日本語の資格である日本語能力試験は、N1〜N5までの5段階に分かれており、中でも、日本の企業が外国人を採用する際の基準としてはN2以上を指定する場合が一般的です。
最も難易度の高いN1を取得すると日本語の通訳ができるレベルとみなされており、ビジネスにおいても問題なく会話ができるとされています。
韓国語
韓国語を使って外国語事務として働く場合は、韓国語能力試験では3〜5級、 ハングル能力検定では準2〜3級が目安として必要です。
韓国と日本は貿易関係が強いため、韓国語を使った外国語事務の求人には貿易事務が多いです。
外国語事務として働くためのコツ
外国語事務として働くにあたって効率的に仕事探したり、スキルを身につけたり、資格を取得することも活躍するために重要です。
こちらの項目では資格の取得や求人のリサーチの方法についてご紹介します。
語学や事務系の資格を取得する
外国語事務は事務職のため、MOSなどの事務系資格を持っていると有利になります。
また、貿易系の通関士、実務貿易検定をもっていると貿易業界での活躍につながります。
他にも秘書検定や通訳・翻訳に関する資格もおすすめです。
外国語事務は、貿易のような専門的な分野での翻訳や通訳がメイン業務なので、外国語の知識だけではなく、働いている業種の専門知識の学習や資格試験を取得することも幅広く活躍するためにおすすめです。
外国語能力を示すために、英語なら英検やTOEIC、韓国語なら、韓国語能力検定やハングル能力検定、中国語ならHSK、日本語能力なら日本語能力検定など様々な試験があるので、そういったものを活用して就職・転職に役立てましょう。
海外展開している企業の求人をチェックする
海外に進出する企業は年々増加傾向であり、海外との取引が増えています。
海外拠点の受発注などが増えれば、海外担当者との契約などの事務作業が増えることが想定されます。
そのため、海外とのやり取りが多い企業では煩雑な事務作業に加えて、文化的背景の異なる外国人とメールや書類でのやり取りが中心となる外国語事務の需要が高いです。
語学力の活用に特化した求人サイトを利用する
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