採用担当は、会社を担っていく人材を選択する仕事であり、会社の存続にとって大きな意味を持ちます。
採用担当になったら何をするべきなのか、採用担当としてどのようなスキルがあればよいのかと思う方も多いかと思います。
この記事では、採用担当になったらおこなう採用活動の基本的な流れや、採用活動をおこなう上で必要なスキル、ポイントについて解説しています。
近年は海外との取引をする企業が増え、外国人従業員を採用するケースが珍しくありません。
外国人求職者に限定した採用活動をおこなう場合、一般的な求人サイトではなかなか応募が集まらず、効率が悪くなる恐れがあります。
外国人求職者の採用活動は、外国人求職者が多く利用している求人サイトの活用がおすすめです。
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業務で使う中国語のレベルを設定することができるので、求める中国語スキルを持った人材を効率よく探すことができます。
採用担当になったらおこなう主な業務内容
採用担当になったらおこなう業務内容の流れについて解説します。
採用計画を立てる
採用担当になったら最初におこなう業務は、採用計画を立てることです。
具体的には、どのタイミングで・どんな人材を・何人くらい・どのような立ち位置で・どのような方法を使って採用するかを決定します。
目的や計画を定めずに採用活動をおこなってしまうと、求職者の絞り込みが悪くなり、時間的にも労働量的にも効率が悪くなってしまいます。
採用に使う手段を選択して求人を出す
採用計画を立てたら、採用活動をする上での手段を決定します。
現在の採用活動では、求職サイトやエージェント、自社のホームページ等での募集が一般的です。
求職サイトやエージェントごとに利用している求職者の数や層が異なるので、どのサイトやエージェントを活用するかの選択が採用活動を進める上で重要になります。
何を利用するかを決定したら、求人票を書いて掲載し、応募が集まるのを待ちます。
書類等での選考をおこなう
会社によって細かい方法は異なりますが、面接の前に履歴書等の書類で選考をおこなう企業が多いです。
立案した採用計画に基づいて応募者の中から面接する人材を選択します。
また、書類選考以外にも企業説明会やプレエントリー、グループ活動など、面接する人を決める方法はさまざまあります。
最初の選考を通過した人たちには面接の日程調整のメールや電話を入れ、面接の準備をします。
面接をおこなう
日程の調整が済んだら面接での採用活動をおこないます。
面接の回数や誰がおこなうかは会社によってさまざまですが、一次面接は採用担当者が単独でおこなうことが一般的です。
面接では求職者の話す内容だけでなく、表情や姿勢、相槌の方法などを見ることで求職者の見極めの質を高めることができます。
採用者を決定し内定を出す
面接の結果を審査し、内定者を決定して通達します。
特に大人数採用の場合は、内定辞退者が出ることを想定して少し余裕のある内定数を設定することが重要です。
また、配属する部署や配属先の地域に関する相談など、必要に応じてアフターケアをおこなうところまでが採用担当者の業務です。
採用担当に求められるスキル
採用担当として仕事をする上でぜひ身につけたいスキルについてご紹介します。
自社や業界に関する知識
認識の食い違いによる内定辞退者を減らすために、面接官は自社に関する情報や事前知識を正確に把握している必要があります。
また、自社だけでなく業界全体に関する知識を持っていることで、客観的な視点も交えつつ自社の現状や展望を伝えることができ、求職者にどのような立ち位置で働くのかを伝えやすくなります。
自社や業界の知識を用いて求職者に入社したいと思わせることができれば、採用担当としては理想的です。
人の実力を見極める力
多くの応募者の中から実際に採用する人を決めるためには、求職者の実力を見極める力が欠かせません。
実力を見極めるためには、先入観にとらわれない柔軟な考え方が重要です。
また、より多くの人と出会ってコミュニケーションを取れば人をそれだけ多角的に人を見ることができるようになるので、コミュニケーション力や対人関係の経験値も面接官の仕事では活きることが多くなるでしょう。
人の魅力を引き出せる力
面接官は、質問の仕方や内容を通して求職者の魅力を引き出すスキルが重要になります。
求職者が魅力的な人物であっても、面接官がそれを引き出すことができなければ、不採用としてしまうケースが増えるでしょう。
さらに、引き出した魅力を採用決定者や配属先の担当者に伝えるスキルを持っていれば、社内の人からの信頼を高めることができます。
採用担当になったら心がけるべきポイント
採用担当になったら心がけたいポイントを解説します。
求職者からの質問には誤魔化さずに答える
面接では基本的に逆質問の時間を与えるため、求職者からの質問に答えるシーンが多くあります。
特に業務内容や残業、給料など双方の利害に関わる質問に対して誤魔化してしまうと、求職者からの信用を失ってしまいます。
求職者からの質問に対しては誤魔化すことなく、できるだけ正確に答えるようにしましょう。
企業の顔という意識を持つ
採用担当者は求職者がまず最初にコミュニケーションを取る相手であり、採用担当者の印象が会社の印象に直結します。
採用担当者として不適当な格好や話し方、質問内容では会社自体の評判を下げてしまう恐れがあります。
企業の顔としての意識や自覚を持ち、求職者に自社の魅力を伝えることができるようになると会社自体の評価も高まるでしょう。
面接に至るまでの準備が採用活動の成功に直結する
面接の結果から内定者の決定をしますが、面接前までの準備期間は大きな意味を持ちます。
5w1hに基づいて採用目的や採用基準をできるだけ明確かつ詳細にすることが採用活動を成功させる第一歩です。
また、求人や広告を出す際にターゲットとなる層が目にするような場所や媒体を利用することで、採用活動をする上での母集団の質を高めることができます。
入社して働いてもらうことをイメージして面接する
面接や採用活動は内定を出すことが目的ではなく、実際に会社で働いてもらうためにおこなうものです。
入社して働いてもらうことをイメージして面接に臨むと、経歴や実績だけでは測り得ない求職者の人柄や人間性の面が見えやすくなります。
外国人従業員を採用する際の方法やポイント
近年は外国人や外国企業とのビジネス、海外進出などで外国人従業員を採用するケースが増えています。
外国人従業員を採用する際の方法やポイントを解説します。
別途で採用基準を設定する
日本企業の多くは、日本人求職者を想定して採用目的や採用基準を決定しているかと思います。
外国人従業員の採用は語学スキルや海外での勤務経験を持つ人材を獲得したいなど、日本人の場合とは異なる目的で採用するケースが多いです。
そのため、採用基準を別途で設定するとより効率的に求職者を選定することができます。
語学力は検定や資格を活用して見極める
外国人求職者の外国語や日本語に関する実力は、面接だけで判断するのが困難なことが多いです。
語学の検定や資格は語学力を客観的に測定する指標として有用なので、語学力は検定や資格を活用することで見極めの質を高めることができます。
面接時に取得していない場合でも、入社までの期間や入社後に語学勉強のサポートを会社側がすることによって、会社全体として語学力の底上げをする方法もあります。
就労ビザの確認を必ずおこなう
外国人が日本で働く場合、職種に応じた就労ビザの所持が必須です。
就労ビザを持っていない外国人求職者を採用してしまうと、違法就労助長罪にあたり処罰される恐れがあるので、就労ビザの確認は必ずおこなうようにしましょう。
また、就労ビザを持っていても、転職で職種が変わる場合は就労ビザの更新が必要になる場合があるので、所持しているかどうかだけでなくその種類の確認も必要です。
外国人求職者が多く利用している求人サイトで募集する
外国人求職者に限定した採用活動をおこなう場合、一般的な求人サイトではなかなか応募が集まらず、効率が悪くなる恐れがあります。
外国人求職者の採用活動は、外国人求職者が多く利用している求人サイトの活用がおすすめです。 特に中国人従業員を募集する場合は、ぜひTENJeeをご利用ください。
まとめ
採用活動は会社の今後を左右する重要な仕事です。
採用担当者になったら採用目的の設定から内定を通達するまでの一連の流れを理解し、企業の顔という意識を持って採用活動にあたることが求められます。
採用活動を効率的に進める上では、面接に至るまでの準備期間が重要です。
採用する人物像やターゲット層を絞って求人を出すことで、自社が必要としている人材に近い求職者が多い母集団の中から採用活動をすることができます。
外国人従業員の採用でも、同じことがいえます。
外国人求職者に限定した採用活動をおこなう場合、一般的な求人サイトではなかなか応募が集まらず、効率が悪くなる恐れがあります。
外国人求職者の採用活動は、外国人求職者が多く利用している求人サイトの活用がおすすめです。
特に中国人従業員を募集する場合は、ぜひTENJeeをご利用ください。
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業務で使う中国語のレベルを設定することができるので、求める中国語スキルを持った人材を効率よく探すことができます。
