ビジネスメールのルールとポイント!ビジネスマナーをおさえてキャリアアップ

日本は世界的にみても礼儀やマナーを重要視しており、中には海外出身の方から見れば少々珍しいと感じるものもあるかもしれません。

日本のマナー事情について煩わしいと感じることもあるかもしれませんが、日本で働く上ではこれらのルールへの適応は避けては通れないものであるのも事実です。

しかし、ビジネスマナーをマスターすることは日本でのキャリアアップに大きく関わってきます。

特に今回はメールに関する日本のビジネスマナーをまとめて解説しました。
日本人の一般的な考え方を踏まえ、なぜマナーがキャリアに関わってくるのかという理由についてもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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ビジネスマナーを重視する日本

日本人はビジネスマナーを初めする礼儀作法を尊重する傾向があります。
そのため、ビジエスの世界においても、単に実力だけでなくマナーや礼儀正しさなどが求められる場合が多いといえます。

日本でのキャリアアップを目指す上では、ビジネスマナーの習得が必須といっても過言ではありません。

しかし、これは裏を返せば、マナーにならった振る舞いをすることが非常に高く評価されやすいということです。
実績だけでなくマナーの観点からも評価を受けることで、日本でのキャリアをより形成しやすくなるということができます。

メールを主に利用している企業は多い

メールを主なビジネスツールとして利用している日本企業は非常に多いです。

近年は世界的にもチャットシステムを導入している企業は増えていますが、日本ではまだまだメールが主流です。

要件だけを端的に送りやすいチャットと比べて、メールの場合は宛先や件名、署名などフォーマットが決まっているという特徴があります。

そのためメールの場合、チャットと比べてルールとして一般化されている形式が多いと言えるでしょう。

メールのマナーを覚えれば周囲と差をつけられる

ビジネスメールのマナーは慣れるまでは煩わしく感じるかもしれませんが、逆に一度覚えてしまえば応用がききやすいともいえます。

ビジネスメールをマスターすることで、相手に礼儀正しさが伝わり、仕事上での信頼も得やすいです。

周囲と差をつけられるポイントともいうことができるでしょう。

仕事探しでもメールのビジネスマナーは役立つ

ビジネスメールの形式を覚えることは、転職活動中の方にも役立つといえます。

気になる企業の求人に応募したあと、面談や書類提出などのやりとりはメールでおこなわれるケースが非常に多いです。
そのため、企業の人事担当者と実際に会う前の第一印象を決めるのは、メールの文面ということができます。

ビジネスマナーに即したメールでやりとりすることで、自然と人事担当者に礼儀正しさという好印象を与えることにつながります。

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【7ステップ】メールの書き方についてのビジネスマナー

日本のビジネスメールのマナーの中でも、特におさえておきたい基本のルールを7ステップに分けてご紹介します。

型を覚えるだけのものもあるので、ぜひ参考にしてください。

宛名を書く際には「To」「CC」「BCC」を使い分ける

メールの送信先である宛名を設定する際には、「To」「CC」「BCC」という記号を使い分ける必要があります。

Toにはそのメールを送るメインの宛先を指定します。
Toに指定されたメールを受信した場合は、そのメールは自分に向けて書かれたものだと判断できます。

CCとは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略称でどちらも「コピー」とついていることからも分かるように、メインではないけれどメールの内容のコピーを一緒に共有しておきたい相手に使用します。
感覚としては、メールの内容を参考までに読んでほしい場合に使います。

CCとBCCの違いは、宛先のメールアドレスが同じメールを受信したそのほかの人物に公開されるかどうかです。

ブラインドという言葉からも分かるように、BCCに設定された人のアドレスは送信者以外からは見ることができません。
一方でCCの場合は、Toや他のCC、BCCとして同じメールを受信した人にアドレスが公開されます。

これらを使い分けることで、メールの内容の重要度や、同じテーマに取り組んでいるメンバーの把握などもできるといえるでしょう。

件名は内容が一目でわかるようにする

メールを受信した際にまず初めに目に入ることになる件名は、非常に重要な役割を持っています。

一般的にビジネス用のアドレスでは毎日非常に多くのメールが届きます。
その内容はメールマガジンのようなものから重要な連絡までさまざまであるため、件名で急ぎの要件かどうかを判断することになります。

メール本文を開かずとも、件名で要件や緊急性がきちんと判断できるように配慮することは、メールにおける重要なマナーのひとつです。

内容の緊急性が高い場合は、【要返信】や【重要】、【緊急】といった記号や言葉選びがポイントとなります。
また「〜の件」「○月○日会議資料(××株式会社)」などの形で、内容が一目でわかる件名を意識しましょう。

本文の最初には宛名を書く

ビジネスメールの場合は、宛名から書き始めるのがマナーです。

社外の相手の場合は以下のような形で会社名や所属を交えて示します。

例:
○○株式会社
営業部 部長 △△様

ちなみに社内の場合は会社名は省略して書き始めます。

宛名をしっかりと示すことで、相手もそのメールが自分宛のものだと確信することができます。
誤送信での行き違いを防ぐためにも重要なポイントです。

一言挨拶を添えて名乗る

宛名を書いた後は、簡単に一言で挨拶を述べた後に自分の所属と名前を示します。

挨拶は初めてメールを送るのか、日頃からお世話になっている相手なのかを考慮しながら、適宜選ぶ必要があります。

初めてのメールの場合は、以下のような書き出しがあります。

例:
突然のご連絡失礼いたします。
初めまして、××株式会社営業部の〜と申します。

手紙とは違って季節の挨拶などはいらないので、簡潔に挨拶をして名乗りましょう。

要件は簡潔にまとめる

メールの本文を書き進める際は、簡潔さを意識しましょう。

お伝えした通り、ビジネス用のアドレスには1日に大量のメールが届きます。
そしてそのメールのチェックには手間や時間がかかっています。

簡潔に文章をまとめることで、相手が素早く情報を読み取る配慮に繋がるといえます。

初めに要件を述べ、その後で具体的な内容を端的にまとめることがポイントです。

文末にも挨拶文を添える

簡潔に要件をまとめたら、最後に一言挨拶文を添えてメールを締めくくります。

「何卒よろしくお願い致します」というフレーズが丁寧さもあり、非常によく使われています。

何かお願い事をした際には「お手数お掛けしますが、何卒よろしくお願いします」と重ねるなど、状況に応じて少し言い換えるのもおすすめです。

自分の署名やシグネチャーも忘れずに

結びの挨拶のあと、最後に自分の名前や所属を再度示します。

メールの多くには「署名」と呼ばれる機能として、設定しておいた情報を自動でメールの文末に挿入できる機能があります。

名前に加えて、会社名や所属部署、役職、メールアドレス、電話番号などを署名として登録しておくことがおすすめです。

メールにまつわるビジネスマナー

ビジネスメールのマナーとしては、今回ご紹介した7つのステップのように、一般的な書き方のルールを覚えることが第一です。

その上で、相手への配慮にまつわるメールのマナーを5点こちらでご紹介します。

メールを送るのは原則就業時間中

ビジネスマナーとして、メールを送るのは会社で規定された終業時間中というルールがあります。

メールも業務の一種なので、業務時間中にチェックし必要であれば送信しましょう。

フレックスタイム制などで一般的な就業時間とのずれがある場合も、社外の人とのメールのやりとりは9時から17時までの間に済ませるのがおすすめです。

返信は24時間以内に

受信したメールへの返信は早いに越したことはありません。
一種の目安としては24時間以内に返すことがマナーとされています。

プライベートなチャットなどでは人によって返信するスピードに好みや差があるかもしれませんが、ビジネスの場合はそうも言っていられません。

ついつい後回しにすると24時間以上経過してしまうこともあるので、受信したらなるべく早く返信するよう心がけましょう。

箇条書き・改行を活用して見やすい工夫を

メールを書く際は、箇条書きや改行といった相手が読みやすくなるような工夫が大切です。

特にパソコンの画面の場合、改行をしないと本文が画面の横幅いっぱいに広がってしまうことも考えられます。

書類などとは少しルールが違うので、「。」に限らず「、」でも改行してしまって問題ありません。

また、日程調整や注意事項などを書きたい場合は箇条書きを活用すると、非常に読みやすい構成にすることができます。

添付ファイルは事前に容量を確認しておく

相手に資料などのデータを添付してメールを送る場合も多いかと思います。
この際に、一度添付ファイルの容量を確認しておくのもマナーです。

目安としては3MBを上限として考えておくと良いでしょう。
それ以上になると、送受信に時間がかかってしまったり、相手がファイルを開くためにより多くの時間を使ってしまったりする可能性があります。

3MBを超える内容の場合は圧縮したり、複数のデータに分けて送信することがポイントです。

送信前の見直しは侮れない

丁寧に気を配ってメールを作成した場合であっても、送信前にもう一度見直すことは大切です。

誤字脱字や敬語の間違いがないか最後にもう一度チェックしましょう。

これらのミスは相手に悪い印象を与えてしまうだけでなく、重要な情報にも間違いがあるのではないかと相手を不安にさせてしまいます。

ぜひ、しっかりと確認した上で送信する癖をつけましょう。

まとめ

日本のビジネスメールにまつわるマナーをご紹介しました。

日本でのキャリアアップには、メールをはじめとするビジネスマナーの習得が不可欠といっても過言ではありません。

ぜひこの記事を日本でのキャリア形成にお役立てください。

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